Hoe ziet de ideale planning software voor jouw installatiebedrijf eruit?

Tip 1: Zet het systeem aan het werk bij het plannen van service en onderhoud

Waarom alles zelf doen als de technologie je kan helpen? In plaats van handmatig voor iedere opdracht een beschikbare medewerker te zoeken, of de agenda van iedere medewerker uur voor uur vol te plannen, zet je de software aan het werk.

Zo plan je bijvoorbeeld meerdere serviceopdrachten in een bepaalde regio gewoon in één keer in. Het is namelijk een stuk eenvoudiger als je opdrachten direct uitzet bij beschikbare monteurs in die regio. Voorwaarde is natuurlijk dat je alle relevante informatie rondom zowel resources als orders registreert in één systeem. Op basis van bepaalde vaardigheden, taalkennis, beschikbaarheid of behaalde attesten van installateurs zet de planningstool orders uit bij de juiste mensen. Zo voorkom je dat het systeem bij het bulkplannen een CV-monteur toewijst aan een order voor het installeren van zonnepanelen.

Reken maar even uit hoeveel tijd je als installatiebedrijf bespaart als je honderden service- en onderhoudsopdrachten in slechts een aantal seconden inplant!

Tip 2: Kies voor gebruiksvriendelijke planning software

Snelheid is leuk, maar het is natuurlijk niet alles. Reis je naar het zuiden van Frankrijk, dan doe je dat liever in een comfortabele en gebruiksvriendelijke wagen in plaats van een krappe rallyauto zonder airco. Ook bij het plannen wil je een systeem dat eenvoudig in gebruik is. Meldt een installateur zich ziek? Dan wil je in één oogopslag de planning van deze installateur bekijken en alle ingeplande werkzaamheden verschuiven naar een later tijdstip of doorzetten naar een andere medewerker.

Met een grafische weergave van de planning heb je dat zo geregeld. Je weet onmiddellijk wie waar aan de slag is. Zo zie je snel welke installateur nog wat ruimte heeft om werk over te nemen van een zieke collega of wie er beschikbaar is voor een dringende interventie. Je sleept werk eenvoudig van de ene persoon naar de andere, of van de ene week naar de volgende.

Tip 3: Kies planning software geïntegreerd in bedrijfssoftware op maat van de installatiebranche

Veel installatiebedrijven gebruiken voor hun planning een planbord, kalender of losse planningstools. Daarbij verliezen ze veel kostbare tijd door het constant dubbel invoeren van gegevens zoals geplande vrije dagen, nieuwe onderaannemers en nieuwe opdrachten. Dit kost de backoffice niet alleen veel tijd, bij al dat dubbel ingeven is een foutje snel gemaakt. Kies je voor een planningstool binnen een ERP-pakket, dan hoef je je geen zorgen meer te maken over ‘vergeten’ vakantiedagen of verloren meldingen. Die planningstool is verbonden met alle bedrijfsprocessen, zo heb je inzicht in alle relevante informatie. Projecten, beschikbaarheid, offertes en de boekhouding: alles staat in één systeem. Collega’s plannen, indien nodig herplannen, factureren en communiceren: alles gebeurt vanuit één systeem. Zo zorg je voor één waarheid. Wel zo handig als je echt inzicht wil in hoe het bedrijf ervoor staat.

Wil je meer weten over efficiënter plannen bij service- en onderhoudsbedrijven in de installatie? Download dan hier onze whitepaper ‘De 5 must-haves voor een efficiënte planning voor bouw- en projectgeoriënteerde bedrijven’.