Stappenplan CSRD: in 9 stappen klaar voor de toekomst

Nieuwe vorm van rapporteren

De CSRD-verplichting roept veel vragen op. In plaats van te rapporteren op cijfers moeten bedrijven in de bouw nu rapporteren op de drie pijlers van de CSRD: Environment (milieu), Social (maatschappij) en Governance (bestuur). De rapportage moet duidelijk maken hoe jouw bedrijf zich inzet om bijvoorbeeld gelijkheid op de werkvloer te garanderen, of welke inspanningen het bedrijf doet om de CO2-uitstoot te verminderen. Heel wat anders dan de jaarcijfers rapporteren….

Tip: Wil je meer weten over deze CSRD-verplichting en ESG-rapportages? Lees dan ook onze blog “ESG rapportage: enkele veelgestelde vragen op een rij” voor meer achtergrondinformatie.

Stappenplan CSRD: ga nu aan de slag

1.     Duik dieper in de CSRD

De verplichting om te voldoen aan de CSRD is complex, en voor iedereen nieuwe materie. Toch is het belangrijk dat je goed weet waar jouw bedrijf aan moet voldoen. Zorg daarom dat je je goed inleest in alle eisen en richtlijnen van de CSRD. Een goede startplek is de officiële website van de Europese Unie waar je alle informatie rondom CSRD en ESG terugvindt.

Andere nuttige websites zijn:

• EFRAG: deze onafhankelijke organisatie – opgericht met steun van de Europese Commissie – ontwikkelde de European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Deze rapportagestandaarden vormen de basis van de CSRD-rapportage.
• The European Green Deal: hier vind je alle informatie over de European Green Deal, waar de CSRD deel van uitmaakt
• VLAIO – Aanspreekpunt voor ondernemers in Vlaanderen | VLAIO: ook zij delen veel nuttige informatie en advies over de CSRD.

Zorg ervoor dat je een grondig begrip hebt van de eisen en richtlijnen die zijn vastgesteld in de CSRD. Raadpleeg de officiële documentatie en begeleidende materialen van de Europese Commissie om te begrijpen wat er specifiek van jouw bedrijf wordt verwacht.

2.     Start een materialiteitsbeoordeling

Zoals je al kon lezen vormen de European Sustainability Reporting Standards de basis van jouw duurzaamheidsrapportage. De CSRD-rapportage bestaat uit twee algemene, verplichte standaarden en tien standaarden verdeeld over de onderwerpen Environment, Social en Governance. Maar wat en waarover moet je rapporteren? Dat breng je aan het licht met een dubbele materialiteitsbeoordeling.

Die dubbele materialiteit is een belangrijk concept in de CSRD. Het betekent dat bedrijven verplicht worden om te rapporteren over hoe hun activiteiten zowel impact hebben op de samenleving en het milieu, maar ook moeten rapporteren hoe deze factoren op hun beurt het bedrijf beïnvloeden.

Met een materialiteitsbeoordeling bepaal je welke onderwerpen voor het bedrijf het meeste relevant zijn, oftewel het meest materieel zijn. Dat zijn de onderwerpen waarop je zal rapporteren voor de CSRD.

Ons advies is om deze materialiteitsbeoordeling niet zelf te doen, maar om de hulp in te schakelen van een expert. (Zie ook punt negen van dit stappenplan)

3.     Neem je bestaande rapportageprocessen onder de loep

In welke mate zijn jouw huidige rapportageprocessen al afgestemd op de CSRD? Een belangrijke vraag om te stellen wanneer je start met de voorbereidingen voor de CSRD.

• Breng relevante processen in kaart: Welke processen zijn er al om niet-financiële informatie te verzamelen, te analyseren, te rapporteren en te controleren?
• Beoordeel processen op CSRD-eisen: Vergelijk jouw processen met de eisen van de CSRD; denk hierbij ook aan vereiste informatiegebieden, rapportageformaten en interne controles.
• Identificeer hiaten: Bepaal waar processen nog niet voldoen aan de eisen en wat je moet verbeteren.
• Documenteer bevindingen: Leg de resultaten van je analyse, inclusief de hiaten en prioriteiten voor verbetering, vast. Zo weet je precies wat je nog moet oppakken voor je CSRD-compliant bent.

4.     Implementeer benodigde systemen en processen

Implementeer de nodige systemen en pas bestaande processen aan om te voldoen aan de eisen van de CSRD. Zorg ervoor dat je in staat bent om nauwkeurige, betrouwbare en tijdige duurzaamheidsinformatie te verzamelen en te rapporteren.

Veel informatie voor je CSRD-rapportage bevindt zich in de softwarepakketten waarmee je werkt. Het is een goed idee om in deze fase contact op te nemen met deze softwareleveranciers. Als leverancier van het ERP-pakket 4PS Construct krijgen wij ook regelmatig de vraag hoe we bedrijven kunnen helpen met hun CSRD-rapportage. Onze ERP-oplossing bevat namelijk cruciale data om de rapportage op te stellen. Omdat wij 4PS Construct bouwen op basis van Microsoft-technologie integreert onze oplossing naadloos met bijvoorbeeld het rapportagetool Microsoft Power BI. Maar ook data exporteren naar andere rapportagetools is geen probleem met de 4PS API .

Check dus bij alle softwarepakketten die data voor je rapportage bevatten, hoe eenvoudig je toegang hebt tot deze data.

5.     Iedereen aan boord met de CSRD

Niet alleen medewerkers op de financiële administratie krijgen met de CSRD te maken. Een CSRD-rapportage maak je op basis van data uit verschillende afdelingen: van HR tot logistiek. Zorg ervoor dat alle medewerkers goed op de hoogte zijn van de CSRD-vereisten, de processen goed kennen en vertrouwd zijn met eventuele nieuwe (rapportage)systemen. Besteed daarom voldoende aandacht aan training en kennisdeling in het bedrijf.

6.     In gesprek met stakeholders

Ketensamenwerking is in de bouw geen uitzondering, maar de regel. Daarom is het belangrijk om in gesprek te gaan met je stakeholders en partners. Hoe gaan zij om met CSRD? Welke informatie heb je van leveranciers nodig voor jouw rapportage, en welke data moet jij delen met anderen?

Transparantie en betrokkenheid zijn belangrijke aspecten van een duurzaamheidsrapportage. Ga tijdig en proactief in gesprek met jouw stakeholders.

7.     Blijf op de hoogte van updates

Er zijn nog een aantal onbeantwoorde vragen rondom de CSRD-verplichting. Hoe zit het bijvoorbeeld met niet-beursgenoteerde KMO’s? Aan welke aanvullende richtlijnen en sectorspecifieke richtlijnen werkt de EFRAG? Het is belangrijk dat je op de hoogte blijft van eventuele aanpassingen, toevoegingen of updates in de CSRD en jouw processen hier tijdig op aanpast.

8.     Bereid je voor op controle

Zorg dat je klaar bent voor eventuele controles door je accountant of toezichthoudende instanties met betrekking tot de CSRD-naleving. Hierbij is het belangrijk dat je alle benodigde documentatie bij de hand hebt en kunt aantonen dat je rapportages correct zijn. Als je zeker weet dat alles klaar is, laat je de rapportage door een externe accountant controleren en goedkeuren. Pas daarna dien je de rapportage als onderdeel van het jaarverslag in bij de Kamer van Koophandel.

9.     Schakel een hulplijn in

De CSRD-verplichting is complex, specialistisch en gloednieuw. Daarom is het een goed idee om een duurzaamheidsexpert in te schakelen die je kan helpen bij het toewerken naar de CSRD-verplichting. Zo weet je zeker dat je niets over het hoofd ziet en voorkom je heel wat CSRD-stress

.

Tip: Wil je een samenvatting van dit stappenplan CSRD downloaden? Dat kan. Klik hier om dit CSRD-stappenplan als handige pdf te bewaren.

Wil je meer weten over duurzaamheid in de bouw?

Benieuwd welke andere trends rondom duurzaamheid de komende jaren een grote rol gaan spelen in jouw bedrijf? Download ook ons trendrapport en bereid je goed voor op de toekomst!