Tijd voor de bouwsector om beslissingen te nemen op basis van data

Verbind de werf met de backoffice

Even een stapje terug in de tijd… Bij aanvang en tijdens de looptijd van een project maakte iemand verschillende rapporten om alle betrokkenen inzicht te geven in het budget, de planning, de voortgang, het gebruikte materieel, de lopende kosten, enzovoort. Op het moment dat zo’n rapport op het bureau van de projectleider, werfleider of controller opdook, was het eigenlijk al verouderd. Verloopt de bouwcoördinatie in jouw bedrijf nog steeds zo, dan is het echt belangrijk om daar komaf mee te maken. Door te werken met spreadsheets in Excel, heb je geen real-time inzicht in hoe het er nú voorstaat.

Er gebeurt zoveel op een werf en zelfs één kleine vertraging heeft al snel een impact op het hele project. Arriveert bijvoorbeeld een levering schouwputten op de werf, maar stuurde de transporteur geen vrachtwagen met meeneemheftruck om te leveren? Dan wil je snel de activiteiten van de ploeg op de werf aanpassen op deze onverwachte, externe factor. Door gebruik te maken van digitale tools op de werf zorg je dat iedereen met maar een paar klikken en swipes op de hoogte is van de actuele stand van zaken. En het wordt nog beter als je kiest voor apps die in verbinding staan met je ERP-pakket. Alles wat vanaf de werf gemeld wordt via de app, is onmiddellijk zichtbaar in de financiële en projectrapportages. Zo weet je altijd precies wat er zich afspeelt op alle werven.

Betere bouwcoördinatie: 3 belangrijke rapportages op een rij

Inzage in de actuele stand van zaken op de werf is één van de belangrijkste elementen voor een succesvol project. Om jou te helpen om met data en rapportages betere beslissingen te maken zetten wij enkele handige rapportages op een rij.

1.   Voortgangsrapportage

Een dagelijkse update is bij bouwprojecten een absolute must. Welke activiteiten zijn afgerond en welke lopen vertraging op? Deze info heb je nodig om bij te sturen en je vervolgstappen te bepalen. Een goede planning en coördinatie zijn hierbij allesbepalend. Maar we weten allemaal dat werfleiders tot over hun oren in het werk zitten en vaak het gevoel hebben dat ze onvoldoende tijd hebben om alle administratie en rapportages bij te houden. Dus zo’n dagelijkse rapportage wordt al snel een wekelijkse rapportage. En daarna een tweewekelijkse update. Dat is een behoorlijk risico, want nu loop je dingen mis. Toch is het niet onmogelijk om grip op een project te houden en alle betrokkenen wel elke dag te voorzien van een voortgangsrapport. Maar dan moet je wel kiezen voor eenvoudige, digitale en geautomatiseerde dashboards en rapportages gevoed met data uit jouw ERP-systeem.

2.  Materiaalrapporten

Om de bouwkwaliteit te verbeteren en mee te gaan met nieuwe trends, zijn bedrijven in de bouwsector altijd op zoek naar nieuwe materialen. Maar hierbij ben je sterk afhankelijk van allerlei trends. Kijk maar naar de stijgende materiaalprijs en de leverproblemen door de coronacrisis. Veel bedrijven maken daarom gebruik van marktonderzoeken en prognoses van gespecialiseerde strategen om hen inzicht te geven in wat er in de sector gebeurt. Kwestie van voorbereid te zijn! Maar ook binnen je eigen ERP-pakket kan je zorgen voor beter inzicht in je materialen en leveranciers. Stel bijvoorbeeld een lijst op in het ERP van jouw voorkeursleveranciers. Verkopers, calculatoren en inkopers werken dan met dezelfde informatie, wat uiteindelijk de kostenplanning en de voorspelbaarheid van het project alleen maar ten goede komt.

3.  Cost-to-complete rapport (CTC-rapport)

Erg handig om te weten bij bouwcoördinatie: hoeveel hebben we tot nu toe al uitgegeven, en hoeveel budget hebben we nog nodig om het project af te ronden. Eigenlijk is dit het belangrijkste rapport van allemaal, want met deze info zie je of je het rendement gaat halen wat je in je beginfase hebt bepaald. Met andere woorden: gaat mijn bedrijf winst maken? Deze CTC-rapportages zijn niet nieuw, maar ze werden nog te vaak helemaal handmatig opgesteld. Omdat de informatie uit verschillende andere rapportages komt, is dat dus een tijdrovende bezigheid. En net zoals bij alle handmatige rapportages, op het moment dat je alle data hebt verzameld, is het alweer verouderd. Door alle informatie uit al je bedrijfsprocessen in één totaaloplossing voor bouw- en projectgeoriënteerde bedrijven te verzamelen, stel je deze rapporten wel snel op én doe je dat met actuele data.

Eén bron van de waarheid

Werkt jouw bedrijf aan grote projecten? Dan mag je echt niet langer vertrouwen op verouderde data, handmatige rapportages en losse tools als basis voor jouw bouwcoördinatie. Wat je nodig hebt is een totaalpakket waarin alle data en bedrijfsprocessen samenkomen in één geïntegreerd softwarepakket speciaal gemaakt op maat van bouw- en andere projectgeoriënteerde bedrijven. Met ons ERP 4PS Construct krijg je compleet inzicht in je hele bouwproces; van calculatie tot oplevering. Tijd om te kiezen voor een proactieve aanpak en datagestuurde besluitvorming op basis van één waarheid.  Zo ben je in staat heel snel bepaalde signalen op te vangen, ze te analyseren, een plan van aanpak op te stellen en actie te ondernemen.

Wil je weten welke risico’s nog meer een bedreiging vormen voor het rendement van jouw bedrijf? Lees dan ook onze whitepaper “5 financiële risico’s die een uitdaging zijn voor bouw- en projectgeoriënteerde bedrijven”.