Veelvoorkomende problemen bij het proces van service en onderhoud (en hoe je ze aanpakt)

1. Onnodige fouten en miscommunicatie

Vertrouw je nog op papierwerk en Excel-lijsten voor inplannen van service en onderhoud? Dan is een foutje snel gemaakt. Papierwerk en Excel-bestanden zijn vaak niet up-to-date. Stel je voor: een klant meldt telefonisch een storing aan een installatie. Die melding komt binnen bij de back-office. Vervolgens wordt de melding doorgezet naar de planner die een monteur inplant. Wordt er een fout gemaakt in één van deze fases, dan is de kans groot dat de monteur niet goed voorbereid naar je klant vertrekt. Zorg er daarom voor dat alle informatie en documenten correct zijn en dat iedereen in hetzelfde up-to-date bestand werkt.

Tip: gebruik een communicatieplatform waarin servicemeldingen binnenkomen en waar je documenten kan delen. Klanten en partners maken een melding aan, direct in het in het platform, en je medewerkers kunnen deze opdracht gemakkelijk bekijken in hun softwaresysteem. Door alle communicatie rondom de melding te verzamelen in geïntegreerde software voor je service- en onderhoudsproces voorkom je fouten en miscommunicatie.

2. Gebrek aan controle en overzicht

Als een klant belt om de status van zijn aanvraag of servicemelding te controleren, zie je dan snel wat de status is? Of moet je het antwoord schuldig blijven en wordt het een zoektocht doorheen verschillende bestanden en systemen? Dat is niet heel efficiënt en erg vervelend voor zowel jouw medewerkers als klanten.

Tip: Kies voor één softwareoplossing met een uitgebreide service- en onderhoudsmodule. Als je met een geïntegreerd systeem werkt is het makkelijker controle en inzicht te bewaren over bedrijfsinformatie, in dit geval over een servicemelding. Een geïntegreerd systeem direct koppelen aan een portaal waarin klanten en/of stakeholders toegang krijgen tot informatie zorgt voor een eenduidige informatiestroom, evenals een hogere klanttevredenheid.

Lees hier de ervaring van Energiewacht West NL, waar voordien met een aaneenschakeling van zelfgebouwde programma’s gewerkt werd. Energiewacht West NL wist dat iedereen beter in één geïntegreerd systeem zou werken, om ruis te voorkomen.

3. Geen efficiënte planning

Na het inventariseren van de serviceorders is het tijd om monteurs in te plannen. Het manueel opstellen van een planning is lastig. Om onderhoud in te plannen heb je namelijk inzicht nodig in al je beschikbare resources zoals personeel, onderaannemers en materieel. Als actuele informatie ontbreekt, kunnen resources foutief ingepland worden. De monteur staat dan bijvoorbeeld met het verkeerde materiaal op de juiste locatie, of omgekeerd. Dit zorgt voor vertraging en ergernis, en brengt extra kosten met zich mee.

Tip: Gebruik een digitale planningstool. Met een tool zoals de Grafische Resource Planning krijg je in één oogopslag inzicht in al je resources. Materieel of resources plan je per project of serviceorder in en het systeem creëert vervolgens een grafische weergave. Zo krijg je meteen een visueel overzicht van de planning en kan je meteen anticiperen waar nodig.

4. Geen koppeling met andere processen

Wanneer je bedrijfsprocessen niet met elkaar in verbinding staan, is de kans groot dat je niet over de meeste actuele informatie beschikt. Om alle communicatie- en informatiestromen overzichtelijk en beheersbaar te houden is het verstandig om te kiezen voor één geïntegreerde softwareoplossing waarbij alle processen samenkomen. Zo kan je alle informatie – van het binnenkomen van servicemeldingen tot het uitsturen van de factuur – opvolgen in één systeem.

Tip: Kies voor een softwareoplossing die al je bedrijfsprocessen samenbrengt en die makkelijk koppelt met externe partijen. Dat maakt het veel makkelijker om informatie uit te wisselen met andere systemen en andere partijen.

Wil je meer weten over het gebruik van een geïntegreerde softwareoplossing voor je service- en onderhoudsproces? Lees verder in onze whitepaper: ‘In acht stappen je service- en onderhoudsproces in de installatiebranche digitaliseren.’

Lees whitepaper